На тај начин, терет прибављања бројних докумената пребачен је са грађана на управу. Реч је о свим оним подацима који се унутар система воде у оквиру службених евиденција (оних које, на пример, воде министарства, Агенција за привредне регистре, Републички геодетски завод, Централни регистар социјалног осигурања и слично).

Службене евиденције су, на пример, матичне књиге (рођених, умрлих, венчаних), књига држављана, евиденција о пребивалишту, катастар непокретности, евиденција привредних субјеката, евиденције о статусу запослености или незапослености.

Подаци из ових евиденција углавном се издају грађанима у виду уверења и извода. У тим случајевима говоримо о документима, а не о подацима. Обавеза размене података из службених евиденција, чија је примена почела 8. јуна, односи се на податке садржане у евиденцијама, а не на документа.

То значи да грађани више не морају да прибављају документа са тим подацима од органа, већ се ти подаци директно прибављају кроз службену комуникацију између органа.

Ова тема заокупила је велику пажњу медија и бројни прилози су у претходном периоду на темељан начин већ информисали грађане о њиховим новим правима.

С обзиром на то да су примећене извесне непрецизности у информацијама о новинама које доноси размена података, Министарство државне управе и локалне самоуправе обавештава јавност о томе да се обавеза размене података не може поистоветити са увођењем електронске управе, већ да она може да се одвија и конвенционалним каналима (на пример, редовном поштом).

Министарство, уз подршку више других органа, већ ради на разради будућих решења за електронску размену података, али је у овом тренутку веома важно направити разлику између електронске управе и обавезе размене података из службених евиденција.

Такође, размена података не ослобађа грађане плаћања административних такси за потребе услуга, тачније управних поступака које они остварују пред органима.

Нове законске одредбе учиниле су бесплатном размену података између органа.

То практично значи да грађани покрећу управни поступак пред неким органом и за потребе тог поступка плаћају одговарајуће административне таксе (на пример, такса за издавање личне карте или возачке дозволе).

Орган коме је грађанин поднео захтев за остварење те услуге затим се службеним путем обраћа другим органима како би прибавио све неопходне податке за остварење те услуге, уколико се ти подаци чувају у службеним евиденцијама (на пример, уговор о закупу стана или медицинска документација нису подаци који се чувају у службеним евиденцијама, па грађанин таква документа мора сам да достави органу).

Грађани, дакле, више не морају да прибављају појединачне изводе и уверења како би остварили неку услугу за коју су та документа потребна.

То значи да ће грађани уштедети самим тим што неће плаћати те појединачне изводе и уверења, односно за грађане ће се укупни износ услуге смањити, иако ће и даље плаћати административне таксе за услугу коју остварују.

Уколико желе, грађани и даље могу да се изјасне приликом подношења захтева за одређену услугу да желе сами да прикупе документацију и у таквим случајевима они ће и даље плаћати таксе за сва појединачна документа, као и до сада. Оно што је важно нагласити јесте да је то право, а не обавеза грађана.

Министарство сматра да овакве непрецизности могу да изазову негативне последице по укупну информисаност грађана о садашњој ситуацији у вези са пружањем услуга од стране управе.

Неопходно је да јавност зна да размена података из службених евиденција не подразумева обећање и остварење еУправе и да 8. јуна ове године није нестала свака финансијска обавеза грађана када се на неком шалтеру обрате управи за одређену услугу, наводи се у саопштењу.